Fatura kesme aşamasına geldiğinizde muhasebeciniz ya da programınız size bazen "bu e-Fatura mükellefi mi, e-Arşiv mi kesiyoruz?" diye sorar. Çoğu işletme sahibi bu ayrımı net bilmediği için ya soruyu geçiştirir ya da hep aynı türü kullanmaya çalışır. Oysa doğru fatura türünü seçmek hem mevzuata uygunluk hem de müşteri deneyimi açısından önemli. Bu yazıda e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki farkı, hangi durumda hangisinin kullanıldığını sade bir dille anlatıyoruz.
e-Fatura nedir?
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemine kayıtlı olan, yani e-Fatura mükellefi statüsündeki alıcılara kesilen elektronik faturadır. Burada kritik nokta şu: fatura, doğrudan alıcının GİB üzerindeki elektronik posta kutusuna düşer. Yani hem gönderen hem alan taraf sistemde kayıtlıdır ve fatura bu kapalı devre içinde dolaşır.
Bir firmaya e-Fatura kesebilmeniz için o firmanın e-Fatura mükellefi olması gerekir. Karşı taraf sistemde yoksa, ona e-Fatura kesemezsiniz; bu durumda devreye e-Arşiv girer.
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, elektronik ortamda düzenlenen ama alıcının mutlaka e-Fatura mükellefi olmasını gerektirmeyen fatura türüdür. Yani karşınızdaki kişi ya da işletme e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, ona kestiğiniz elektronik fatura e-Arşiv fatura olur.
e-Arşiv faturanın en sık karşılaşılan hali, bireysel müşterilere (nihai tüketiciye) kesilen faturalardır. Örneğin bir mağazadan alışveriş yapan, e-Fatura mükellefi olmayan bir vatandaşa kestiğiniz fatura e-Arşiv fatura kapsamına girer. Fatura, genellikle alıcının e-posta adresine gönderilir ya da kağıt çıktısı olarak teslim edilir.
Temel fark: alıcı kim?
İşin özü aslında oldukça basit: fatura kesme yönteminizi belirleyen şey sizin değil, karşı tarafın statüsüdür.
- Alıcı e-Fatura mükellefiyse: e-Fatura kesersiniz, fatura GİB sistemi üzerinden alıcıya ulaşır.
- Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (bireysel müşteri, küçük esnaf, mükellef olmayan kurum vb.): e-Arşiv fatura kesersiniz.
Yani "hangi faturayı keseyim" sorusunun cevabı, karşı tarafın vergi kimlik numarasını sisteme sorgulamaktan geçiyor. Çoğu muhasebe ve e-Fatura entegratör yazılımı bu sorgulamayı otomatik yapar; siz sadece alıcı bilgisini girersiniz, sistem hangi türde fatura kesileceğini size gösterir.
Hangi durumda hangisi kullanılır?
Pratikte karşılaşabileceğiniz birkaç tipik senaryo şöyle:
- Bir başka şirkete toptan satış yapıyorsunuz ve o şirket e-Fatura mükellefi: e-Fatura kesersiniz.
- Mağazanızdan bireysel bir müşteri alışveriş yaptı: e-Arşiv fatura kesersiniz.
- Küçük bir esnafa satış yaptınız ama o esnaf e-Fatura sistemine kayıtlı değil: yine e-Arşiv fatura kesersiniz.
- Yurt dışına satış yapıyorsunuz: bu durumda da genellikle e-Arşiv fatura düzenlenir, ancak detaylar işlemin niteliğine göre değişebilir; ihracat faturalarında güncel mevzuatı kontrol etmenizi öneririz.
Kısacası, iki firma arasındaki B2B işlemlerde e-Fatura, bireysel müşteri ya da sisteme kayıtlı olmayan alıcılarla yapılan işlemlerde e-Arşiv fatura öne çıkıyor.
Sık karışan noktalar
KOBİ sahiplerinin en çok takıldığı birkaç konuya değinelim:
- "Ben e-Fatura mükellefiyim, her zaman e-Fatura kesmeliyim" yanılgısı: Hayır, siz e-Fatura mükellefi olsanız bile karşı taraf değilse ona e-Arşiv fatura kesersiniz. Belirleyici olan alıcının durumudur.
- Kağıt fatura ile karıştırma: e-Arşiv fatura da elektronik bir fatura türüdür; kağıt fatura değildir. Sadece dağıtım şekli ve alıcı gerekliliği farklıdır.
- Zorunluluk eşikleri: Kimlerin e-Fatura'ya geçmek zorunda olduğu, ciro ve sektöre göre belirlenen kriterlere bağlıdır ve zaman içinde değişebiliyor. İşletmenizin mevcut durumu için güncel mevzuatı ya da mali müşavirinizi kontrol etmenizde fayda var.
Doğru fatura türünü otomatik seçen bir sistemle çalışmak
Fatura türünü elle takip etmek, özellikle günde onlarca fatura kesen işletmeler için hataya açık bir süreç. Nexoris'in geliştirdiği Velora'da satış, CRM, ön muhasebe ve e-Fatura/e-Arşiv süreçleri tek platformda birleştiği için, fatura kesme aşamasında alıcının mükellefiyet durumu otomatik kontrol edilip uygun fatura türü öneriliyor. Böylece işletmeniz "hangi faturayı keseceğim" sorusuyla vakit kaybetmek yerine, doğru işlemi tek tıkla tamamlayabiliyor. İsterseniz Velora'yı inceleyip kendi süreçlerinize nasıl uyduğuna birlikte bakabiliriz.